Offentlighet och sekretess

En viktig del i offentlighetsprincipen är principen om handlingsoffentlighet som ger var och en rätt att få ta del av allmänna handlingar hos en myndighet och vanligtvis utan att behöva tala om varför eller vem man är.

Varför offentlighet?

Demokratin mår bra av att granskas. Kommunens offentliga maktutövning ska ske under insyn och kontroll. Insyn i kommunens verksamhet skapar garantier mot maktmissbruk och ger möjlighet att påverka. Insynen gör att du kan följa och granska hur den kommunala verksamheten sköts. 

Offentlighetsprincipen innebär också att tjänstemän och andra som arbetar i staten eller kommunerna har meddelarfrihet, det vill säga att de har stor frihet att berätta vad de vet om ett ärende för massmedier och andra utomstående.

Handlingsoffentligheten – en del av offentlighetsprincipen

Handlingsoffentligheten regleras i 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen där det står att "Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning ska varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar".

Vad är en allmän handling?

En handling innehåller information av något slag – det kan vara fråga om en text, ett fotografi, en film, en bandinspelning, e-post eller annan information som exempelvis har lagrats i en dator hos en myndighet.

För att en handling ska vara allmän krävs att den förvaras hos myndigheten och antingen har kommit in till myndigheten eller upprättats på myndigheten. 

• Handlingar som kommit in till myndigheten från en utomstående och handlingar som skickats från myndigheten till en utomstående är alltid allmänna.
• Handlingar i ärenden som inte är avslutade hos myndigheten är ofta inte allmänna. 
•  Minnesanteckningar och utkast till beslut betraktas normalt inte som allmänna handlingar om de inte arkiveras då ärendet de hör till har slutbehandlats.upplysning ska varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar".

En allmän handling kan vara offentlig eller sekretessbelagd

Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga – alla som vill ska kunna läsa, titta eller lyssna på dem.

Det finns vissa undantag från huvudregeln att allmänna handlingar är offentliga, men de är just undantag. Allmänna handlingar får bara hållas hemliga/sekretessbeläggas för att skydda följande intressen:

• rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation
• rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik
• myndigheters verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn
• intresset att förebygga eller beivra brott
  det allmännas ekonomiska intresse
• skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden
• intresset att bevara djur- eller växtart.
• Allmänna handlingar som ofta är sekretessbelagda i en kommun är handlingar inom socialtjänsten och handlingar som rör pågående upphandlingar.

Var finns kommunens handlingar?

Kommunens handlingar registreras i kommunens diarium/ärendehanterings­system. Handlingar i ett pågående ärende finns oftast hos kommunens handläggare. När ett ärende är slutbehandlat arkiverar varje förvaltning/enhet handlingarna i sitt närarkiv under ett antal år innan de lämnas över till kommunarkivet för slutförvaring.

Kommunen har en arkivbeskrivning som redogör för arkivets organisation och de olika slags handlingarna som ingår. För att kunna hitta i arkivet finns det en arkivförteckning som är en systematisk redovisning av volymerna i arkivet.

Hur gör man för att ta del av en allmän handling?

Kommunens diarium är offentligt så alla har rätt att ta del av informationen under förutsättning att det inte råder sekretess. Om en handling i vissa delar innehåller uppgifter som inte kan lämnas ut på grund av sekretess, ska ändå övriga delar i handlingen lämnas ut. Detta kan ske genom att delar av handlingen täcks över och att en kopia med endast de offentliga uppgifterna lämnas ut.

Den som med stöd av offentlighetsprincipen vill ta del av en myndighets allmänna handlingar har rätt att vara anonym. Man har alltså inte rätt att efterforska vare sig vem personen är eller varför den vill ta del av de efterfrågade handlingarna.

Den som vill ta del av en allmän handling ska vända sig till den myndighet som förvarar handlingen. Man kan även använda sig av kommunens e-tjänst.

Beställning av allmän handling (danderyd.se)

Man har rätt att på plats skriva av, fotografera eller på annat sätt avbilda handlingen. Mot en fastställd avgift har den sökande även rätt att få en kopia eller avskrift av handlingen. Det är Kommunfullmäktige som fastställer taxan för kommunen. 
Avgiftstaxa för avskrift eller kopia av allmän handling

Vissa allmänna handlingar kan du läsa på kommunens webbplats

På kommunens webbplats kan kommuninvånarna ta del av sammanträdeshandlingar och beslut som fattas av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga kommunala nämnder.

Om du inte får ta del av en allmän handling

Kommunen kan neka dig att få ta del av hela eller delar av en allmän handling om den innehåller sekretessbelagd information. Det går bra att överklaga ett beslut om sekretess, så länge myndigheten har beslutat att inte lämna ut en handling till den som begärt ut den. Detta följer 6 kap. 7 § första stycket, offentlighets- och sekretesslagen.

Du kan då begära att myndigheten fattar ett avslagsbeslut som du kan överklaga. Ett skriftligt avslagsbeslut ska av kommunen motiveras och innehålla lagrumshänvisning och anvisning om hur beslutet kan överklagas. Den som har nekats att få ta del av en handling kan överklaga beslutet om att vägra utlämnandet av handlingen. Det ska ske inom tre veckor efter att beslutet nått den som vill ta del av handlingen.

Överklagan lämnas in till myndigheten som berörs, och myndigheten prövar då om överklagan kommit in i rätt tid och skickar därefter in den tillsammans med övriga handlingar i ärendet till kammarrätten som prövar överklagan av beslutet.

Tycker du att det tar för lång tid att få ta del av en allmän handling kan du klaga hos riksdagens ombudsmän – JO.

Justitieombudsmannen/Riksdagens ombudsmän - JO

Mer information finns i lagstiftningen

Vill du veta mer om offentlighet och sekretess så kan du läsa andra kapitlet tryckfrihetsförordningen (1949:105), yttrandefrihetsgrundlagen (1991:1469) offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och personuppgiftslagen (1998:204). Lagtexterna kan du hitta på biblioteket eller på regeringens webbsida.